Са Ковид-19 пандемија ограничавање путовања и гужва личних окупљања, виртуелне конференције и догађаји заменили су њихове личне колеге. Уместо да ови прекиди успоравају планирање, чини се да има више догађаја него икад, између вебинара и догађаја покретања и индустријских конференција.



Због тога колико су ови виртуелни догађаји данас уобичајени, припрема и утврђена стратегија су кључни за издвајање из масе. Виртуелни догађаји нису нови концепт. Предузећа која се директно баве потрошачима често имају само дигитални лансирање производа а функције друштвених медија ово чине само лакшим и лакшим.

Ако први пут домаћин виртуелне конференције или догађаја, наоружајте се овим саветима за успешно искуство.



Врсте виртуелних конференција и догађаја

Добар део личних догађаја може се претворити у дигитална искуства све док унапред унесете потребно планирање. Конференције у индустрији које обилују презентацијама и говорницима раде у виртуелном окружењу, али мораћете и да размислите како ће уобичајени мрежни део личног догађаја виртуелно функционисати. Људи се делимично обраћају овим врстама догађаја ради импровизованих разговора и сателитских мрежа који се појављују.

Поред индустријских конференција, видели смо мноштво примера виртуелних догађаја, укључујући фестивале, концерте, лансирање производа, окупљања компанија и чак веселе сате. На располагању је виртуелна алтернатива за скоро сваку врсту догађаја.

1. Буџет, буџет, буџет

Само зато што је то виртуелни догађај не значи да можете избацити свој буџет. Да, моћи ћете да уштедите на штампи, личној техничкој подршци, резервацији места и рекламним рекламама, али не огребајте маркетинг у потпуности. Виртуелни догађаји имају ниже трошкове од личних, али што више активности и посећености имате, то ће вам требати више новца, посебно за пратећу технологију.


када је главно време за објављивање на инстаграму

Замена места догађаја је софтвер или апликација коју ћете користити за домаћинство догађаја. Број учесника, и говорника и присутних, и ваш жељени ниво интеракције одредиће врсту платформе за управљање коју ћете користити. Неки догађаји су се у потпуности одвијали на Инстаграму уживо, док су други унапред снимљени видео снимци који се објављују у заказано време.

Спонзорство је главни део планирања догађаја, па ако и даље желите послати замену или угостити виртуелне сретне сате, обавезно прилагодите свој план спонзорства ономе што би виртуелном догађају могло затребати. Та лична радња која ће бити на догађају? То сада може бити интернет продавница дропских бродова са посебним понудама или понудама за полазнике.

Остале ставке буџета које ћете морати да узмете у обзир, а које су повезане са виртуелним догађајима, укључују: озбиљну промоцију на друштвеним мрежама, титлове уживо, модерирање коментара и хостинг видео снимака и докумената након завршетка догађаја. Мањим догађајима, попут веб-семинара и целодневног стриминга уживо, све ово неће бити потребно, па прегледајте шта бисте требали одредити као приоритет и шта можете да смањите из свог буџета.

2. Комбинујте стримове уживо и претходно снимљене видео записе

Одлучивање о распореду и одлазак на разговоре које не желите да пропустите су важни делови конференције. Предност виртуелног догађаја је што сте обично у могућности да гледате разговоре који вам недостају. Али онда, шта је поента присуствовања ако ћете касније моћи само да гледате? Увећајте своје догађаје и учините их привлачнијим за учеснике уживо уз забавне стримове уживо, виртуелне собе за разбијање или ћаскања за дискусију и други интерактивни материјал.

Претходно снимљени видео снимци подижу звучнике са било којих технолошких проблема и омогућавају уређивање ако је потребно. На крају сваке њихове сесије, говорници могу да се придруже или на видео снимку уживо или у цхат соби како би одговарали на питања, баш као и у личном догађају.

пример виртуелне сесије на фацебооку Калифорнијске академије наука

Калифорнијска академија наука некада је имала недељник НигхтЛиве догађај . Сваки догађај је имао тему и укључивао је релевантне говорнике и демонстрације. Током пандемије, музеј је ове недељне догађаје претворио у Виртуал НигхтЛифе и НигхтСцхоол, који су обојица преноси уживо који одражавају њихове личне догађаје. Имати их на Фацебоок Ливе-у подстиче коментаре, а такође снима видео запис за будуће учеснике.

Преноси уживо, било да су укључени Фацебоок Ливе , Инстаграм или друга платформа за стримовање, много су интерактивнији за све и додају вредност ако учесници морају да плате да би присуствовали.

Мешање две врсте видео записа у једном догађају чини га забавним и незаборавним, превазилазећи фактор устајалости који строго унапред снимљени видео снимци могу имати.

3. Припремите звучнике

За потпуно виртуелни догађај побрините се да су ваши звучници у потпуности припремљени. Већи догађаји би требало да направе пробне трке за брзину интернета, ниво комфора са технологијом и провере микрофона. Стриминг уживо и коришћење било које платформе догађаја коју одаберете можда је ново искуство за ваше говорнике, па је најбоље да их припремите за оно на шта могу наићи. Да ли ће се од њих тражити да сами модерирају коментаре? Да ли треба да деле свој екран за презентацију слајдова?

Неки од уобичајених сценарија за које се припремите укључују:


како се верификујеш на твиттеру

  • Проналажење најбољег физичког окружења за ваш звучник како би се смањили прекиди и имао чист звук. Тестирајте, увежбајте и припремите опрему како бисте били сигурни да ће сви звучници емитовати на приближно истом нивоу звука како би се избегле изненадне промене јачине звука за гледаоце.
  • Ако дељење екрана или стрим уживо, савети о томе шта да искључите на рачунару, попут стављања свих обавештења на чекање.
  • Да коментаришете или не коментаришете? Идеално би било да имате засебну особу која модерира коментаре како би се говорник могао усредсредити на њихов говор. У сваком случају, уверите се да су упознати са кодексом понашања догађаја и како да поступају са увредљивим коментаторима
  • Технолошке невоље. Шта се дешава ако их технологија звучника откаже или ако софтверски кварови или слајдови не раде? Припремите резервне планове за све ове могуће проблеме.

На крају, звучници су још један извор промоције вашег догађаја. Желите да рекламирају своје предавање, тако да ће се њихова тренутна публика осећати као да је догађају вредно присуствовати. Да бисте ово олакшали говорницима, припремите неколико промотивних материјала у идеалне величине друштвених медија и предложили натписе. На овај начин, све што треба да ураде је да закажу садржај и налепе наслове.

4. Поставите очекивања за присутне

Било да се ради о великој индустријској конференцији или преносу уживо о једној теми, морате ефикасно да саопштите шта учесници треба да очекују. Смрди одвојити време за присуство неком догађају само да би се схватило да је тема преширока или прилагођена другој публици. Будите јасни шта је догађај и коме је намењен. Како се издваја од свих осталих виртуелних догађаја тамо?

Ако претварате лични догађај у виртуелни, требало би да разговарате о томе како ће главне функције изгледати на мрежи. Како изгледа пријем и поздравни део говорника за присутне? Као и сваки догађај, објавите распоред. Обавестите их да ли је претходно снимљено, да ли су доступни коментари, да ли ће презентација бити сачувана и како ће изгледати интеракција. Да ли ће видео снимци учесника бити укључени или искључени? Да ли су хасхтагови доступни тако да твитују уживо или су допунски Твиттер ћаскања су могући?

Стрип-кон , догађај који је историјски привукао више од 130.000 учесника, постао је виртуелни 2020. Да би се поновио лични доживљај, заказана такмичења за догађаје, обиље разговора, мрежна изложбена сала, забаве и још много тога.

Олакшајте учесницима да саставе распоред догађаја и имају праве везе до којих је време да присуствују. Ако се користи платформа за догађаје, пошаљите водиче о томе како је користити и да ли су потребна преузимања. Карактеристике приступачности попут титлова уживо и превода такође треба узети у обзир. Уз виртуелни догађај имате могућност да проширите базу посећености и ефикасно генеришете више потенцијалних потенцијалних клијената и значајног ангажмана. Они који нису могли да путују на догађај сада могу да присуствују виртуелном.

На крају, одвојите време за умрежавање, посебно ако је то индустријска конференција која обично има ову компоненту. Срећни сати које спонзоришу, један-на-један брзи разговори и актуелне собе за бекство су начини за подстицање умрежавања. На којој год платформи одлучите да будете домаћин догађаја, подстакните присутне да у потпуности попуне свој профил како би се лакше повезали са колегама из индустрије.

5. Планирајте промоцију: Пре, током и после

Маркетинг, посебно на друштвеним мрежама, бит ће велики дио ваше припреме. Плаћање огласа на друштвеним мрежама је неопходно дигитални догађаји али не заборавите на одредишне странице догађаја и слање билтена. Догађаји попут Спроут Сессионс Дигитал 2020 имају потпун промотивни распоред који почиње пре догађаја. Напор се не завршава ни даном догађаја - виртуелни догађаји пружају обиље прилика за пренамену уживо и дигиталних садржаја недељама након чињенице.

Срећом по вас, виртуелни догађаји олакшавају праћење повраћаја улагања. Између слушање друштвених мрежа , кључна реч и извештаји аналитике ознака и аналитику дигиталног оглашавања, спремни сте да знате колики је учинак ваше кампање.

МозЦон , лични догађај, постао је дигитални 2020. Одредишна страница је јасна у томе шта учесници могу да очекују са виртуелног аспекта. Још боље, њихова промоција после догађаја укључује плаћени видео пакет који можете купити ако сте пропустили присуство.

Хостовање виртуелних догађаја који имају видео сесије значи да вам је сада на располагању ризница садржаја. Пренамените садржај у друге формате попут епизода подцаста, цитирања графика и чланака са дугим обрасцима.

По завршетку догађаја захвалите се свима укљученима и користите анкете како бисте разумели на чему можете радити следећи пут. Ови резултати анкете такође могу постати сведочанства за промоцију догађаја следеће године.


добити пуно пратилаца на инстаграму бесплатно

Закључак

Планирање и припрема су стубови за одржавање успешне виртуелне конференције или догађаја. Када сви укључени - говорници, присутни, модератори - знају шта могу очекивати и како да учествују, то пружа много углађеније искуство. Предност виртуелних догађаја је што су јефтинији, што је већа посећеност публике и што је лакше пратити аналитику, али то не значи да бисте требали штедјети на другим потребним ставкама.

Поље виртуелних догађаја постаје све гужвије из године у годину, тако да морате ефикасно комуницирати зашто је ваш тај који ће присуствовати, а не други. Додатне функције попут стримова уживо и Питања и одговори уживо повећаће учешће учесника.

Узбуђени сте да будете домаћин ваше сопствене виртуелне конференције или догађаја, али вам треба инспирација? Користите социјално слушање да бисте видели које актуелне празнине могу да се попуне.